Odoo UBL Factuur Import

by
Odoo          
v 11.0 Third Party 2

497.00 €

This module requires Odoo Enterprise Edition.
You bought this module and need support ? Click here !
Technical name account_invoice_ubl_import
LicenseSee License tab
Websitehttps://www.odooexperts.nl
Read description for v 12.0 v 10.0 v 9.0
Required Apps Invoicing (account)
Accounting and Finance (account_accountant)
Sales (sale)
Invoicing Management (account_invoicing)

Odoo is UBL Ready

Odoo Experts, de nummer 1 Gold partner van Nederland, heeft in nauwe samenwerking met go2UBL een unieke uitbreiding gemaakt op de Odoo boekhouding: lle ontvangen leveranciersfacturen worden automatisch omgezet naar een digitale UBL-factuur. Bovendien worden deze direct ingelezen in Odoo. Zowel je kosten- als logistieke facturen worden dus geheel automatisch aangemaakt. Bestaat de leverancier niet? Geen probleem! Odoo maakt deze zelf aan op basis van de KvK-gegevens, ontvangen van go2UBL.

Je facturen zijn zo dagelijks helemaal bijgewerkt. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over leveranciersfacturen die je bent vergeten in te voeren in de boekhouding, die anders zouden kunnen zorgen voor financile verrassingen. Bovendien bespaar je veel tijd en werk omdat handmatig inboeken niet meer nodig is. Dit allemaal door een eenvoudige uitbreiding van Odoo.  

"Door de Odoo UBL-app te gebruiken worden er minder fouten gemaakt bij het inkloppen van facturen." ~ Wouter Bac - Technature

Odoo is UBL Ready

go2UBL

De UBL-module voor de Odoo boekhouding maakt slim gebruik van de dienst van go2UBL. go2UBL is d specialist in het omzetten van een PDF-factuur naar een digitale factuur. Een geavanceerde koppeling zorgt ervoor dat Odoo geen ingewikkelde OCR-software hoeft te gebruiken voor het scannen en herkennen van facturen. Odoo maakt simpelweg gebruik van de UBL-dienst van go2UBL om dit op te lossen.

De dienst van go2UBL is uniek in zijn soort. Door een uiterst hoog succespercentage van bijna 99% onderscheiden ze zich van de Exact Scan en Herken en de diensten van Basecone. Dit hoge succespercentage wordt behaald door de nacontrole door echte mensen. Als de computer de factuur of kassabon niet kan lezen, zorgen zij ervoor dat er toch een digitale UBL-factuur wordt teruggestuurd om te verwerken in Odoo. Dit hoge percentage en de nacontrole door echte mensen maakt deze oplossing zo uniek. Hierdoor is het bijna niet meer nodig om je aangemaakte facturen te controleren.

Meer informatie over go2ubl, bezoek de website: www.go2ubl.nl








go2UBL

Ontvang factuur

Je leverancier stuurt de factuur naar een e-mailadres in je eigen Odoo.

Stuur naar go2UBL

Kan Odoo niet direct een factuur maken? Dan stuurt deze de factuur door

Converteer naar UBL

go2UBL converteert de PDF-factuur naar een digitale UBL-factuur.

Maak factuur in Odoo

De digitale factuur wordt automatisch verwerkt in Odoo.

Zo werkt het

Vraag aan je Odoo partner om de UBL-module van Odoo Experts te installeren. Daarna neem je contact op met go2UBL. Zij bezorgen jou een aantal login gegevens die je in Odoo invoert. Vervolgens maak je in Odoo een e-mailadres aan. Dit e-mailadres zullen de leveranciers gebruiken om hun facturen naar te mailen. Ook zal de UBL-module ervoor zorgen dat de juiste BTW-tarieven aan de juiste facturen worden gekoppeld.

Zo simpel is het! Je leveranciers kunnen hun facturen nu naar jouw aangemaakte e-mailadres verzenden. Odoo gaat hier automatisch mee aan de slag en verwerkt je facturen digitaal. Vervolgens zie je vanzelf dat de inkoopfacturen worden aangemaakt ter controle.

Digitaal je facturen verwerken: eenvoudig, slim en snel met Odoo!

Mogelijkheden

Odoo Experts heeft een Odoo-app ontwikkeld die eenvoudig is in gebruik. De app neemt veel handmatig werk weg en geeft je zo meer tijd en ruimte voor andere, leukere, zaken. Mogelijkheden zijn o.a.:

 Automatisch verwerken UBL-facturen

 Verwerken van PDF-facturen

 Verwerken e-mailfacturen

 Verwerken van kostenfacturen

 Verwerken van logistieke facturen (met inkooporder)

 Verwerken van kostenfacturen (zonder inkooporder)

 Factuur PDF wordt digitaal gekoppeld als bijlage

 Verwerken van meerdere facturen in n e-mail

 Blacklist voor e-mailafzenders en factuurbijlages

 Automatisch aanmaken van nieuwe leveranciers op basis van KvK-gegevens

 Bijwerken van leveranciersgegevens op basis van KvK-gegevens

 Matchen van juiste leverancier op basis van KvK- en/of BTW-nummer

 Boeking op standaard in te stellen kostenrekening per leverancier


"Het verwerken van onze inkoopfacturen middels UBL maakt het boekingsproces sneller, eenvoudiger en duurzamer (geen papier meer). Wij zijn hier dus erg enthousiast over!" ~ Ron Hof - More Than Gifts.

Odoo UBL Factuur Import

The manual is written in Dutch. This is because the app uses a Dutch service, Go2UBL, for converting received invoices from PDF to UBL. So this app can only be used by Dutch companies and there is nu use for a manual in English.

Wat zijn de mogelijkheden

Met deze module kun je leveranciersfacturen ontvangen per e-mail en deze automatisch verwerken tot een leveranciersfactuur in Odoo. De module kan zowel kosten facturen (hiervan is geen inkooporder) als logistiek facturen (facturen van inkooporders) ontvangen en verwerken. Indien de leverancier een UBL factuur stuurt, wordt deze direct verwerkt. Indien de leverancier een PDF stuurt wordt deze via de service van Go2ubl omgezet naar een UBL factuur en verwerkt in Odoo. Het is ook mogelijk dat de leverancier een factuur zonder PDF stuurt. de factuur is dan de inhoud van de e-mail. Deze e-mail wordt geconverteerd naar een PDF factuur en vervolgens door Go2ubl omgezet naar een UBL factuur.

Installatie

Om deze module te gebruiken zijn er twee extra python libraries nodig, namelijk xmltodict en pdkit. Je kan deze installeren door het volgende commando uit te voeren:

  • sudo pip3 install xmltodict pdfkit

Configuratie

We maken onderscheid tussen kostenfacturen en logistieke facturen. Kostenfacturen zijn facturen waarvoor geen bestelling is gedaan, zoals huur, telefoonkosten, etc. Bij logistieke facturen dient er een inkooporder aanwezig te zijn in Odoo. Voor de kostenfacturen en logistieke facturen dienen we een apart e-mail adres aan te maken in Odoo.

Go2UBL API instellingen

Voor de koppeling met Go2ubl dien je een aantal gegevens in te voeren. Ga hiervoor naar:

Boekhouding > Configuratie > Instellingen. Hier vind je de sectie UBL configuratie. Maak hier de volgende instellingen:

Standaard kostenrekening
  • Identifier voor UBL API: Opvragen via Go2Ubl
  • Code voor UBL API: Opvragen via Go2Ubl
  • Token voor UBL API: Opvragen via Go2Ubl
  • Kvk nummer voor UBL API: Je eigen KVK nummer
Voor het verkrijgen van de juiste instellingen neem hiervoor contact op met Go2Ubl:

go2UBL

www.go2ubl.nl

Schieland 18

1948 RM Beverwijk

info@go2ubl.nl

Telefoon

088 - 822 9000

Test Mode?

Indien je eerst wilt testen met Go2UBL dan kan je de testmode activeren. Overleg met Go2ubl dat je eerst wilt testen, zodat hun testsystemen 'up and running' zijn.

Instellen BTW

Om de BTW correct te kunnen verwerken dienen de BTW percentages welke kunnen voorkomen in een UBL factuur. Via de link Instellen BTW kun je de koppelingen maken aan het Nederlandse BTW schema. Bij installatie zal Odoo een mapping maken voor 6%, 21% en 0%. De 0% wordt gekoppeld aan het hoge BTW tarief van 21%. Op basis van de fiscale positie van de leverancier wordt deze omgezet naar import binnen EU of import buiten EU.

Reeks

Alle ontvangen facturen worden opgeslagen in Odoo en krijgt een unieke referentie. Iedere UBL factuur welke we terug krijgen van Go2UBL krijgt een unieke bestandsnaam op basis van de referentie. De referentie is opgebouwd op basis van een Odoo reeks: UBL%(year)s nnnn. Indien gewenst kun je de reeks aanpassen.

KVK en BTW nummer leveranciers

Bij het ontvangen van een leveranciersfactuur zal Odoo op basis van het KVK of BTW nummer de juiste leverancier zoeken. Op de gevonden leverancier zal de leveranciersfactuur worden aangemaakt. Indien er geen match is op KVK nummer of BTW nummer, dan wordt een nieuwe leverancier aangemaakt. Go2UBL heeft een koppeling met de Kamer van Koophandel en levert alle gegevens aan. Iedere keer als een factuur van een leverancier wordt ontvangen zal Odoo de gegevens bijwerken, behalve de leveranciersnaam. Dit geeft je de mogelijkheid om een bestaande leveranciersnaam, welke wellicht meer herkenbaar is, te behouden.

  • Het BTW nummer voer je in bij: Boekhouding > Inkopen > Leveranciers. Je vind het veld aan de linkerzijde van de NAW gegevens.
  • Het KVK nummer voer je in bij: Boekhouding > Inkopen > Leveranciers. Je vind het veld aan de rechterzijde van de NAW gegevens.

Kostenfacturen

Voor kostenfacturen maken we in Odoo een inkomende mailserver aan. Hier stellen we in:

  • De mailserver instellingen
  • Een mailadres zoals bijvoorbeeld facturen@uwbedrijf.nl
  • Het dagboek. Indien niets ingegeven is het standaard (eerste) inkoopboek
  • Het bedrijf (bij een multi-company omgeving)
  • Verwerk leveranciersfactuur. Stel deze in op: Stuur leveranciersfactuur naar UBL provider
  • Uit te voeren acties op inkomende e-mails > Maak een nieuwe regel. Stel deze in op: Ontvangen leveranciersfacturen

Logistieke facturen

Voor logistieke facturen maken we in Odoo een inkomende mailserver aan. Hier stellen we in:

  • De mailserver instellingen
  • Een mailadres zoals bijvoorbeeld logistiek@uwbedrijf.nl
  • Het dagboek. Indien niets ingegeven is het standaard (eerste) inkoopboek
  • Het bedrijf (bij een multi-company omgeving)
  • Verwerk leveranciersfactuur. Stel deze in op: Stuur leveranciersfactuur naar UBL provider (Logistiek)
  • Uit te voeren acties op inkomende e-mails > Maak een nieuwe regel. Stel deze in op: Ontvangen leveranciersfacturen

Ontvangen leveranciersfacturen

Leveranciers e-mailen alle facturen naar het e-mail adres voor kosten en/of logistieke facturen. Odoo ontvangt deze factuur en bepaald wat er moet gebeuren met de factuur. Mogelijkheden zijn:

  • De e-mail bevat een enkele PDF factuur. Deze wordt doorgestuurd naar Go2UBL. Bij terug ontvangst van een UBL wordt de factuur aangemaakt.
  • De e-mail factuur bevat een PDF factuur en een geldige UBL/XML factuur. Odoo maakt direct een leveranciersfactuur aan op basis van de UBL/XML
  • De e-mail bevat een PDF factuur en een ongeldige UBL/XML factuur. Odoo stuurt de PDF naar Go2UBL. Bij terug ontvangst van een UBL wordt de factuur aangemaakt.
  • De e-mail bevat een inline factuur. Dit is een factuur in de body van de e-mail. De e-mail bevat geen PDF. De e-mail wordt geconverteerd naar een PDF en wordt doorgestuurd naar Go2UBL. Bij terug ontvangst van een UBL wordt de factuur aangemaakt.

Alle ontvangen facturen kun je bekijken via: Boekhouding > Inkopen > Ontvangen leveranciersfacturen

Bij de aangemaakte leveranciersfactuur is een koppeling naar de ontvangen factuur. Zie hiervoor op de factuur het tabblad Overige informatie > UBL import process

Handmatig uploaden van een factuur

Indien het niet mogelijk is de leveranciersfactuur per e-mail te ontvangen, is het ook mogelijk de factuur handmatig te uploaden. Ga naar Boekhouding > Inkopen > Ontvangen leveranciersfacturen en upload vervolgens de PDF en/of XML factuur. Kies je voor verwerkingsmethode Stuur leveranciersfactuur naar UBL provider of verwerk XML. Na opslaan zal Odoo de factuur verder verwerken.

Blacklist

Om te voorkomen dat ongewilde e-mails worden verwerkt kun je bepaalde e-mail adressen opnemen in een blacklist. Ga hiervoor naar: Boekhouding > Configuratie > Leveranciersfacturen blacklist email adressen.

Parameters

De module maakt de volgende parameters aan:

  • Sleutel: ubl.test.url > Waarde: https://go2ublv2-acc.azurewebsites.net/api/v1/
  • Sleutel: ubl.production.url > Waarde: https://secure.go2ubl.nl/api/v1/
  • Sleutel: ubl.production.logistic.url > Waarde: https://secure.logistics2ubl.nl/api/v1/

Afbeelding factuur

Het is mogelijk om een afbeelding van de factuur te tonen in de Odoo chatter onder de aangemaakte leveranciersfactuur. Hiervoor is ene extra app beschikbaar. Deze module maakt van het eerste blad van de PDF een afbeelding.

Afbeelding van PDF factuur <https://www.odoo.com/apps/modules/10.0/document_pdf_thumbnail/>

Veel gestelde vragen

Q1: Heb ik een abonnement nodig bij Go2UBL?
A1: Op het moment van schrijven van deze handleiding niet. Maar informeer naar de kosten bij Go2UBL.
Q2: Wat kost Go2UBL?
Q2: Informeer naar de kosten bij Go2UBL.
Q3: Zijn de kosten voor de UBL module eenmalig of is er een abonnement?
A4: De kosten voor de module zijn eenmalig per versie.
Q4: Kan ik support krijgen op de module?
A4: Ja je krijgt standaard 30min installatie support bij de module. Heb je meer support nodig neem contact op met Odoo Experts.
Q5: Kan ik de Go2UBL scan app gebruiken?
A5: Nee, dat kan niet. Alle e-mails gaan eerst naar je Odoo programma.
Q6: Kan ik ook rechtstreeks een factuur e-mailen naar Go2UBL?
A5: Nee, dat kan niet. Alle e-mails gaan eerst naar je Odoo programma.
Q7: Wat is een goede app om bonnetjes mee te scannen?
A7: Voor je telefgoon zijn diverse apps beschikbaar welke een foto omzetten naar een PDF, die je vervolgens naar je Odoo programma kan e-mailen
Q8: Odoo heeft een nieuwe leverancier aangemaakt, maar deze bestond al. Hoe kan ik dit oplossen?
A8: Odoo heeft standaard functionaliteit om dubbele leveranciers samen te voegen. deze kun je gebruiken.
Q9. Waarom moet ik een apart e-mail adres aanmaken voor kosten- en logistieke facturen?
A9: Dit is gedaan zodat je van ieder mail adres een factuur kunt mailen en deze correct wordt verwerkt. Op deze wijze kan je ook ontvangen facturen doorsturen, zonder dat dit mis gaat.
Bij een instellingen per leverancier, moet er een exacte match op e-mail adres zijn om te bepalen hoe de factuur moet worden verwerkt. Wij hebben ervoor gekozen dit niet te doen.

Versieoverzicht

  • Versie: 11.0.0.0.0

    Eerste uitgifte van de API versie.

  • Versie: 11.0.0.2.0 Correct afhandelen van kortingen.

For copyright information, please see the COPYRIGHT file.

This Odoo App is published under the Odoo Experts License v1.0, as included 
below.

********************************************************************************

Odoo Experts License v1.0 Copyright (C) 2017 Odoo Experts Netherlands

By purchasing this Odoo App from Odoo Experts Netherlands, you agree to the 
following: 

This license agreement (hereinafter Agreement) is an agreement 
between you (the person or company who is being licensed to use the Software or 
Documentation) and Odoo Experts Netherlands (hereinafter We/us/our). The 
Agreement applies to the Odoo App where this license is added.

1. By purchasing the Software you acknowledge that you have read this Agreement, 
and that you agree to the content of the Agreement and its terms, and agree to 
use the Software in compliance with this Agreement.

2. The Agreement comes into legal force at the moment when you order our 
Software from our site, download it from the Odoo App Store, or receive it 
through email or on data medium at the our discretion.

3. We are the copyright holder of the Software. The Software or a portion of it 
is a copyrightable matter and is liable to protection by the law. Any activity 
that infringes terms of this Agreement violates copyright law and will be 
prosecuted according to the current law. We reserve the right to revoke the 
license of any user who is holding an invalid license.

4. This Agreement gives you the right to use only one copy of the Software on 
one Odoo installation solely for your own personal or business use, subject to 
all other terms of this Agreement. A separate License should be purchased for 
each Odoo installation. Any distribution of the Software without our consent, 
including noncommercial distribution is regarded as violation of this Agreement 
and entails liability, according to the current law.

5. You may not use any part of the code in whole or part in any other software 
or product or website.

6. You may not give, sell, distribute, sub-license, rent, lease or lend any 
portion of the Software or Documentation to anyone. You may not place the 
Software on a server so that it is accessible via a public network such as the 
Internet for distribution purposes.

7. You are bound to preserve the copyright information intact.

8. We reserve the right to publish a selected list of users of our Software.

9. We are not liable for prosecution arising from use of the Software against 
law or for any illegal use.

10. If you fail to use the Software in accordance with the terms and conditions 
of this License Agreement, it constitutes a breach of the agreement, and your 
license to use the Software is revoked.

11. Odoo Experts reserves the right to change this license agreement at any time 
and impose its clauses at any given time.

12. It is allowed to change the 
software according to your needs. But only in respect of the terms of this 
license.

THE SOFTWARE IS PROVIDED "AS IS", WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR 
IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO THE WARRANTIES OF MERCHANTABILITY, FITNESS 
FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT. IN NO EVENT SHALL THE AUTHORS OR 
COPYRIGHT HOLDERS BE LIABLE FOR ANY CLAIM, DAMAGES OR OTHER LIABILITY, WHETHER 
IN AN ACTION OF CONTRACT, TORT OR OTHERWISE, ARISING FROM, OUT OF OR IN 
CONNECTION WITH THE SOFTWARE OR THE USE OR OTHER DEALINGS IN THE SOFTWARE.

Please log in to comment on this module

  • This section is meant to ask simple questions or leave a rating.
  • This author can leave a single reply to each comment.
  • If you want to start a discussion with the author or have a question related to your purchase, please use the support page.