Access Manager

Administrador de accesos

Visión General

Esta aplicación permite tener un espacio seguro para almacenar todas las cuentas de usuario que una empresa tenga de diferentes sitios web o aplicaciones, y permita el control sobre quien las puede consultar o incluso compartir alguna cuenta de manera segura a través de un correo electrónico con un enlace temporal a una persona en específico.

Condición Previa

Una empresa que maneja diferentes herramientas que necesitan una cuenta para ser utilizadas por sus empleados o clientes, puede ser un tanto complejo cuando una misma cuenta se usa para diferentes usuarios, si una cuenta es utilizada nuevamente después de mucho tiempo o si se requiere compartir las credenciales a una persona externa a la empresa, para ello es necesario contar con un espacio para almacenar y controlar todas las cuentas de usuario de una empresa, ademas de tener alguna opción para compartir de forma segura las credenciales de acceso a alguna persona en específico.

Permisos de acceso.

Días de vida de un enlace

Será posible enviar los enlaces de las cuentas creadas en la aplicación a través de un link que llega al correo electrónico. Los enlaces que se generan para visualizar las credenciales de acceso tienen una duración por defecto de 5 días, pero se puede establecer los días necesarios en Ajustes>Administrador de accesos (1) y luego en Días de vida (2).

Nota: 0 es igual a False o vació, en ese caso el valor por defecto es de 5 días.

Modo de uso

Nuevo acceso

Cada acceso es un sitio o aplicación donde puedes tener varias cuentas de usuarios (por ejemplo: Odoo.). Para crear un nuevo acceso nos dirigimos al módulo de administrador de accesos y presionamos en el botón crear.

Se mostrará un formulario donde ingresaremos los siguientes campos.

1. Nombre. Nombre para identificar el acceso (Campo obligatorio).
2. Proyecto. En caso de que las cuentas estén creadas para un proyecto en específico.
3. URL. Dirección URL que corresponde a la cuenta creada. Donde se debe ingresar para poder iniciar sesión con alguna cuenta del acceso (Campo obligatorio en caso de no ingresar una dirección IP).
4. Dirección IP. Que corresponde a la cuenta creada. Donde se debe ingresar para poder iniciar sesión con alguna cuenta del acceso (Campo obligatorio en caso de no ingresar una dirección URL).
5. Cliente. En caso de que las cuentas estén relacionada a un cliente.
6. Fecha. Fecha en la que se crearon las cuentas.
7. Etiquetas. Estas etiquetas nos servirán para organizar mejor los accesos.
8. Información adicional. Para ingresar algún dato extra.

Nota: URL requerido en caso de no ingresar una dirección IP y dirección IP requerido en caso de no ingresar una URL.

En las pestañas se encuentran.

1. Cuentas. cuentas relacionadas o incluidas en el acceso.
2. Descripción. Visible para los usuarios internos.
3. Descripción pública. visible para usuarios internos y para quieren ingresen a las credenciales de la cuenta mediante el enlace recibido por correo electrónico.

Agregar cuentas al acceso

Para agregar cuentas al acceso en la pestaña cuentas (1) se encuentra una opción para agregar una cuenta (2).

Al momento de agregar cuentas al acceso se abre un Wizard donde solicita la siguiente información:

1. Nombre de la cuenta. Nombre que identifica la cuenta (Campo obligatorio).
2. Nombre de usuario. Nombre de usuario utilizado para ingresar a la cuenta (Campo obligatorio).
3. Contraseña. Contraseña utilizada para ingresar a la cuenta (Campo obligatorio).
4. Correo electrónico: Correo ingresado al momento de crear la cuenta en el sitio web o sistema (Campo obligatorio en caso de no ingresar un teléfono).
5. Teléfono. Teléfono ingresado al momento de crear la cuenta en el sitio web o sistema (Campo obligatorio en caso de no ingresar un correo electrónico).
6. Propietario: En caso que se desee que alguien dentro de la organización tenga acceso a esta cuenta. Las personas propietarias podrán visualizar únicamente la cuenta donde ellos son propietarios, esto si son usuarios No administradores.

Nota: Correo electrónico es requerido en caso de no tener ingresado un teléfono y teléfono es requerido en caso de no tener ingresado un correo electrónico.

Vistas según los permisos de usuario

Vista Usuario

No permite ninguna acción además de enviar a su correo electrónico el enlace para ver las credenciales de la cuenta que esta relacionado a su perfil de usuario interno.

Vista Administrador

Permite mas acciones como crear, editar, compartir las credenciales de acceso y cambiar el usuario y contraseña.

Vista Superadministrador

Además de poder realizar las mismas que un administrador, un superadministrador puede ver las credenciales en el sistema.

Administrar cuentas

Nota: Las acciones 2 y 3 son visibles para un administrador o superadministrador, la acción 4 es únicamente visible para un superadministrador.

Autoenviar enlace

Al presionar en el botón de autoenvío de enlace. Se enviará un correo electrónico a la dirección que este guardada en la cuenta del usuario interno que realizó la acción.

Nota: Disponible para todos los permisos.

Compartir enlace

Al realizar la acción de compartir enlace con las credenciales de acceso, visualizará el editor de correo electrónico para escoger al destinatario.

Nota: Disponible con los permisos de administrador y superadministrador.

En ambos casos se enviará un correo electrónico con la siguiente información y un botón con el enlace.

El enlace dirigirá a una página del portal donde dice que necesita ingresar en el botón de abajo para visualizar las credenciales y advirtiendo que después de cerrar o recargar la página no se podrá ingresar de nuevo, ademas del tiempo de vida del enlace. Esto asegura que la persona que recibe el enlace solo podrá verlos una única ocasión, además de que si otra persona intenta ver los accesos desde el mismo enlace, no podrá ya que este tiene un tiempo de vigencia.

Después de dar presionar en el botón “Ver las credenciales de acceso” redirigirá a otra vista del portal donde se muestra la información para ingresar a la cuenta y en caso de haber ingresado una descripción pública, esta de mostrará igualmente.

Cambiar usuario y contraseña

Para cambiar el usuario (1) y contraseña (2) se mostrará un wizard donde se hace un check en lo que se requiera actualizar.

Nota: Disponible con los permisos de administrador y superadministrador.

Ver el usuario y contraseña

En la acción de ver usuario (1) y contraseña (2), se visualiza un wizard con el usuario y contraseña de la cuenta seleccionada.

Nota: Disponible únicamente con permisos de superadministrador.

Todas las acciones realizadas serán registradas en el log.

Errores de validación

Sin una dirección IP o URL

Para crear un nuevo acceso es obligatorio ingresar una dirección URL o IP en caso de no ingresar alguna de ella se muestra el siguiente mensaje de error.

Sin correo electrónico o teléfono

Al momento de agregar alguna cuenta a un acceso, es obligatorio ingresar un correo electrónico o un teléfono, cuando no se ingresa alguno de esos campos muestra el siguiente mensaje de error.

Accesos iguales

No pueden existir cuentas con la misma dirección URL o dirección IP, en caso de existir una que este activo mostrará el siguiente mensaje de error de validación.

Cuentas iguales

Al momento de registrar cuentas en un acceso, estos no podrán ser parecidas en el nombre. En caso de existir, mostrará el siguiente error de validación.

De igual forma no se puede registrar una cuenta con la misma dirección de correo electrónico y teléfono (estos se pueden repetir solo cuando no estén en la misma cuenta) si se diera el caso mostrará el siguiente error de validación.

Días de vida de un enlace

Los días de vida de un enlace no pueden ser números negativos.