PROJECT MANAGEMENT

Administrador de Proyectos

Visión General

Esta aplicación nos permite llevar un seguimiento mas preciso sobre el proyecto y las tareas asignadas, además cuenta con una nueva pantalla (Dashboard) en la cual se podrá visualizar el avance del proyecto, un resumen de tareas mediante gráficas. Con esta aplicación se podrá:

• Identificar una etapa inicial, final y de cancelación.
• Las tareas contarán con diferentes estatus que ayudarán con su seguimiento y se podrá asignar dependencias hacia otras tareas tomando en cuenta las etapas del proyecto.
• Desde la vista portal se podrá ver a todos los involucrados en el proyecto, el progreso de las tareas y a quiénes fueron asignadas, ademas se podrá mostrar una descripción pública sobre el proyecto.

Condición Previa

Etapas de proyecto

1. Configurar las etapas del proyecto desde: Proyectos -> seleccionamos un proyecto -> ingresamos a la pantalla de edición de la etapa. Ahora podemos tener una etapa inicial y una etapa de cancelación adicional a la etapa final estándar.
   
   Nota: Para que la aplicación funcione correctamente es importante marcar cual etapa de muestro proyecto es inicial, de cancelación y final,esto servirá para identificar si la tarea aún no inicia, fue cancelada, finalizada o incluso si se encuentra en proceso.

Roles

Con esta aplicación ahora se pueden designar los roles que tendrán los integrantes del equipo de trabajo de cada proyecto y de esta manera nuestros clientes podrán conocer el rol que tienen los miembros del equipo de trabajo desde el portal, es por ese motivo que se deben de crear los roles que serán necesarios en el proyecto desde Proyecto/Configuración/Roles.

Proyecto

1. Esta aplicación permite agregar una descripción pública sobre el proyecto, para ello debemos ir a la vista principal del modulo Proyecto, seleccionar el menú de tres puntos de la tarjeta del proyecto, oprimir la opción Editar, también se puede acceder desde configuración/ proyectos desde esta vista seleccionamos el proyecto y desplegamos la pestaña Descripción pública.
   
2. Es posible agregar el equipo de trabajo involucrado en el proyecto desde la pestaña Equipo de trabajo (1). Para cada integrante agregado al equipo será necesario indicar el rol previamente configurado que desempeña en ese proyecto (2).
   
   Nota: Tanto la descripción pública (1) como el equipo de trabajo (2) se puede ver desde la vista portal.
   
3. Se tiene un nuevo tipo de visibilidad “Usuarios invitados del portal y usuarios invitados internos” (2) esta opción permite agregar usuarios solamente invitados ya sea internos o portales que puedan ver el proyecto y las tareas de ese proyecto (3), para seleccionar ese opción debe de desplegar la pestaña Ajustes (1).
   
4. Otra nueva característica son las "Etapas del cliente", este apartado se habilita cuando en la visibilidad del proyecto se selecciona alguna opción donde se incluyan usuarios portales ('Usuarios invitados del portal y todos los usuarios internos' y 'Usuarios invitados del portal y usuarios invitados internos'). Esta característica sirve para seleccionar las etapas en las que el cliente podrá modificar la etapa de las tareas, tanto para aprobar o rechazar tareas desde la vista del portal.
   
   La columna 'Etapa' inidica la etapa que el cliente podrá modificar. La columna 'Al aprobar' y 'Al rechazar' indican las etapas en las cuales se podrá cambiar la etapa según el portal elija. Desde la vista portal se vería de la siguiente manera:
   
   

Clasificación de tareas

Las tareas ahora se pueden clasificar según el tipo de actividad que se tenga que realizar y de esta forma nuestros clientes sepan en cual actividad se esta trabajando. Las clasificaciones de tareas se crean desde Proyecto/Configuración/Clasificación de tareas.

Modo de uso

Filtros

Ahora con la aplicación nuestros proyectos cuentan con cuatro etapas: por hacer (1), en proceso (2), finalizado (3) y cancelado (4) con las cuales podemos realizar búsquedas más rápidas entre todos nuestros proyectos, cabe mencionar que el filtro estándar con el que cuenta esta aplicación es por hacer o en proceso (6) esto puede resultar de gran ayuda cuando se tiene una gran cantidad de proyectos ya que nos permite filtra o resaltar los proyectos en los que se están trabajando o los que están por iniciar. Se pueden acceder a los filtros desde la pantalla principal del módulo proyectos ubicado en la parte central de la pantalla debajo del buscador.

Tarea

Una vez teniendo configurado las etapas del proyecto podemos crear las tareas que sean necesarias para nuestro proyecto desde: Proyectos-> seleccionamos un proyecto ->Crear.

Al ingresar al formulario de las tareas, la aplicación ayuda a que tengamos una mejor administración y control sobre nuestras tareas, tal es el caso que ponemos:

1. Asignar fecha de inicio estimado y fecha fin estimado para tener un control del tiempo que toma realizar una actividad.
2. Clasificar una tarea que nos ayudará a identificar el tipo de tarea que se asignó. Por ejemplo: Documentación, pruebas, video, desarrollo o de otra índole.
3. Las tareas cuentan con un estatus que nos permite conocer y ver el progreso de las mismas. Esta función es visible desde la tarjeta de cada tarea y son las siguientes:
   • A tiempo
   • Atrasado
   • Se entrega hoy
   • Entregado con retraso
   • Entregado a tiempo
   • Entregado con anticipación
4. Se puede asignar un porcentaje de avance para conocer si la tarea está yendo en tiempo con la fecha estimada de entrega.
5. Ahora se puede seleccionar la complejidad y la prioridad de una tarea. La aplicación nos dará la opción de seleccionar: muy baja, baja media, alta y muy alta.
   
6. Otra función nueva que trae la aplicación es la de crear dependencias para la o las tareas. Estas dependencias se pueden crear desde la pestaña Dependencias de la tarea. La aplicación permite dos tipos de restricción:
   • No se permite iniciar, la tarea actual depende de que la tarea en dependencia esté en etapa final para poder iniciar.
   • No se permite finalizar, si la tarea en dependencia no está en una etapa final, la tarea actual podrá iniciar pero no finalizarse.
   
7. En la pestaña información extra podemos ver la visibilidad del proyecto y la fecha inicio real y la fecha fin real.
   

Dashboard y tareas para usuarios invitados

Los usuarios internos invitados podrán ver el Dashdoard (1) y las tareas del proyecto(2) desde la tarjeta del proyecto al seleccionar Dashboard (B) o Tasks(A).

Dashboard y tareas para usuarios invitados del portal

Los usuarios invitados del portal podrán ver el Dashboard (1) y las tareas del proyecto(2) desde: Proyectos -> seleccionamos el proyecto, oprimimos la opción Dashboard (B) o la opción Tasks (A). En las tareas ahora los usuarios invitados del portal podrán ver el avance de las tareas y a quiénes les fueron asignadas.

Desde el dashboard de la vista portal, se puede acceder al listado de tareas según la tarjeta que se seleccione.

Nota: La interfaz del dashboard es la misma tanto para el usuario interno invitado y el usuario invitado del portal. Al seleccionar una tarea desde la vista portal se mostrará información sobre: a quién fue asignado la tarea (1), el porcentaje de avance (2), la clasificación (3), dependencias (4), fecha inicio estimado (5), fecha fin estimado (6), la fecha inicio real (7), fecha fin real (8) y una descripción sobre la tarea (9).

Validaciones para tomar en cuenta

Si en una tarea agregamos una dependencia con la restricción “No se permite iniciar” y después intentamos pasar la tarea actual a otra etapa, el sistema muestra un mensaje de error Esta tarea no se puede iniciar o finalizar porque la dependencia (nombre de la tarea) aun no esta terminada. Para que la tarea actual pueda iniciar primero se debe de terminar la tarea que esta en la dependencia.

Si en una tarea agregamos una dependencia con la restricción “No se permite finalizar” y después intentamos pasar la tarea actual a una etapa final, el sistema muestra un mensaje de error Esta tarea no se puede finalizar porque la dependencia (nombre de la tarea) aun no esta terminada. Para que la tarea actual pueda pasarse a una etapa final primero se debe de terminar la tarea que esta en la dependencia.

Si en una tarea actual le agregamos una dependencia con la restricción “No se permite iniciar”, pero la tarea actual ya ha iniciado, el sistema muestra un mensaje de error No se puede agregar una dependencia de tipo “No se permite iniciar” cuando una tarea actual ya ha iniciado. Cambie la tarea actual a una etapa inicial.

Si en la tarea actual le agregamos una dependencia con la restricción “No se permite finalizar”, pero la tarea actual ya ha terminado, el sistema muestra un mensaje de error No se puede cambiar la restricción a “no se puede finalizar” en (nombre de la tarea). Cambie la tarea a una etapa que no sea de finalización.