E-Arşiv Sistemi

Uygulama Videosu için tıklayınız

Öngereklilikler

• Easyocr python kütüphanesi kurulmalı, odoo kurulumunuza göre yükleme şekli çeşitlilik gösterebilir.

Gönderim Fonksiyonları

• E-Arşiv faturayı https://earsivportal.efatura.gov.tr adresine direkt gönderim. Kontürsüz ve aracısızdır.
• Gönderilen Faturaları Getirme
• Gönderilen Faturaları PDF ve HTML Formatında indirme
• Onaysız Faturaları Onaylı olarak görüntüleyebilme
• E-Arşiv Faturayı ilgili mail adresine gönderebilme

Alım Fonksiyonları

• Adınıza kesilen earşivleri ivd.gib.com.tr'ye direkt bağlanarak çeker. Köntürsüz ve aracısızdır. (Captcha Kodunu çözerek çalışmaktadır)
• Giden e-arşivlerin pdfleri eklenmez. Bunu kendiniz ek olarak ekleyip takip edebilirsiniz. Sadece genel bilgiler gelecektir.

Mükellef Bilgileri Çekme ve Değiştirme

• Bu ekranda earşiv portal kullanıcı adı ve şifrenizi yazmalısınız.
• Bu ekranda, sistem otomatik olarak e-arşivden firma bilgilerinizi çeker.
• Firma bilgilerim ekranında yapılan değişiklikler E-Arşiv Portal ile entegre çalışır.
• Giden ve Gelen faturalarınızı buradan toplu olarak yüklemenizi sağlar.

Diğer Bilgiler

• Modül satış veya muhasebeyle bir bağlantısı olmaksızın bağımsız olarak çalışabilmektedir.
• Modüller earsivportal ve ivd.gib.com.tr sitelerine bağlanmayı simule ederek çalışmaktadır. Bu kurumlar internet sitelerinin arka planını değiştirdiklerinde modüller çalışmayabilir, bu sitelerde bir sorun olduğunda yine modül çalışmayabilir. Bu sistemlerde bir değişim olursa sistemin çalışma garantisi olmayacaktır.
Fakat mail atarsanız güncellemeyi sisteme adapte ettiğimizde satın alan müşterilere güncel kodları iletebilirim.
• Satış, muhasebe entegrasyonları, güncellemeler ve destek için bilgi@mimol.com.tr adresine mail atabilirsiniz.
• Web sitemizden www.mimol.com.tr de bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Uyarılar

• Mükellef bilgileri ekranında, Gelen faturaları çekerken, sistem ocr ile captcha kodunu resimden yazıya çevirmeye çalışır. Yapay zeka bu dönüşümü başaramazsa hata verecektir. Tekrardan gelenleri çek butonuna basarak işlemi yenilemelisiniz.

Kullanım

E-Arşiv Menüsünden, Mükellef bilgileri kısmına tıklayarak erişilebilir. Burada E-Arşiv Portal'a girerken kullandığınız Kullanıcı adı ve şifreleri yazılır. 

Çoklu şirket kullanıyorsanız, her şirket için doldurulmalıdır.

Bu kısımda E-Arşiv Entegrasyon isimli kısımda veri başlangıç ve bitiş tarihini girerseniz, o aralıktaki giden ve gelen e-arşivlerinizi çekerek sisteminize entegre edebilirsiniz.

Gidenleri çek dediğinizde, Giden Faturalar kısmına o tarih aralığında ne kadar fatura göndermişseniz tamamını çekecektir. PDF ve HTML dahil.

Gelenleri çek dediğinizde, yine o tarih aralığında size gelen tüm faturaların özet bilgisi gelecektir. Sonrasında size gelen faturanın PDF/HTML'sini ek olarak ekleyip, takibini yapabilirsiniz. Burada veri alınamadı hatası alırsanız tekrar deneyin, böylelikle internet vergi dairesine bağlanırken captcha kodunu yapay zeka tekrar deneyecektir.

Mükellef Bilgileri

Bu kısma tüm bilgiler earsivportal.gib.com.tr adresinden otomatik olarak gelir. Bu ekrana her girişinizde bilgileriniz yenilenir. Buradaki bilgileri değiştirdiğiniz, earsivportal.gib.com.tr adresindeki resmi bilgileriniz de değişecektir.

Giden E-Arşiv Fatura

• Bu ekranda Giden E-arşiv faturalarınızı listeleyebilir,
• Yeni bir E-Arşiv fatura oluşturabilir, 
• Müşteriye mail gönderebilir,
• SMS Onayını gerçekleştirebilir
• Yeni durumunda (Gönderilmemiş) olan E-Arşiv faturalarınızı değiştirebilirsiniz.

Belgelerinizi seçip Mail gönder düğmesine bastığınızda E-Arşivlerin üzerinde yazan mail adreslerine fatura bilgi e-postası PDF olarak gönderilir. Belgeler onaylı olmasa bile fatura orjinal olarak gider. SMS onay işlemini daha sonra da yapabilirsiniz.Belgelerinizi seçip E-Arşiv'den Tekrar yükle düğmesine bastığınızda belgeleri e-arşiv portaldan tekrar yükler. Bu durum e-arşiv portal üzerinden değişiklikler yapıldıysa, belgelerin son halini tekrar çekmeniz içindir.Belgelerinizi seçip onay kodu gönder dediğinizde sms onay kodu gelecektir. Gelen kodu SMS Kodu kısmına yazdığınızda seçili E-Arşiv belgelerini onaylayacaktır.

Oluştur dediğinizde, Temel bilgiler otomatik olarak gelecektir. Standar bir faturada sadece Alıcı bilgileri değiştirilmelidir. Diğer bilgiler otomatik gelir. Burada Eğer bir şahsa fatura kesiyorsanız, Alıcı adı, soyadı, adresi( bulvar, cadde sokak ) ve Email bilgisi girilmelidir. Satırlar kısmında ise mal/hizmet açıklaması miktarı, Birim Fiyat KDV dahil olarak girilmeli ve kdv oranı seçilmelidir. Diğer tüm alanlar otomatik olarak hesaplanır.İşlemler sonrası kaydettiğinizde fatura onaysız durumunda e-arşiv portal üzerinde kayıt altına alınır. Bu aşamadan itibaren faturayı müşteriye gönderebilir, sms ile onaylayabilirsiniz.

Gelen E-Arşiv Fatura

• Mükellef bilgileri ekranından çektiğiniz e-Arşiv belgeler bu ekranda görüntülenir.
• Burada listedeki kayıtların üzerine tıklayıp form görünümünü açtığınızda, ekler kısmında fatura yükleyebilirsiniz.
• Ek yüklendiği zaman liste ekranında Fatura Yüklendi mi? sütunu işaretli duruma gelecektir. Bu şekilde gelen e-Arşivlerin belge kontrollerini de yapmış olacaksınız.