Manual de usuario

Guía completa, paso a paso y con capturas reales, para operar la clínica de principio a fin. Sigue las secciones en orden la primera vez: configuración → pacientes → odontograma → plan → cobro.

1. Conceptos clave

Cinco conceptos mueven todo el módulo. Si los entiendes, el resto es natural:

2. Instalación y roles de usuario

Entra a Aplicaciones, busca Clínica Dental y pulsa Instalar. El módulo instala automáticamente sus dependencias (Citas, Ventas, Contabilidad, Inventario, Empleados). Al terminar aparece el menú Dental en la barra superior.

Asignar el rol a cada usuario, paso a paso

1. Ve a Ajustes > Usuarios y compañías > Usuarios y abre el usuario.
2. En la pestaña Permisos de acceso, busca la sección Clínica dental.
3. Elige el nivel en el selector y pulsa Guardar.

Multi-sucursal. Cada sucursal es una compañía de Odoo (o una sucursal de la compañía madre, nativo desde Odoo 17). Todos los registros clínicos llevan su compañía y las reglas de acceso aíslan cada sucursal automáticamente; no hay que configurar nada especial en el módulo.

3. Configuración: dentistas

Menú Dental > Configuración > Dentistas > Nuevo. Cada doctor de la clínica se registra aquí una sola vez.

4. Configuración: tratamientos y condiciones

Menú Dental > Configuración > Tratamientos. El catálogo de todo lo que la clínica cobra. Los datos de demostración traen 19 tratamientos listos que puedes editar.

Crear un tratamiento, paso a paso

1. Pulsa Nuevo y escribe el nombre (ej. "Resina compuesta").
2. Elige la Categoría (Restaurativa, Endodoncia, Cirugía oral...).
3. En Producto de servicio selecciona (o crea al vuelo) el producto que se venderá al cotizar. El precio del tratamiento es el precio de venta de ese producto.
4. Duración (horas): el tiempo de sillón; la Agenda ajustará las citas con este valor.
5. Requiere seleccionar pieza: actívalo si el tratamiento va dirigido a dientes específicos (una limpieza no lo requiere; una resina sí).
6. Se registra como al completar: la condición que se dibujará sola en el odontograma cuando el tratamiento se complete. Ej.: Resina compuesta → Obturación; Extracción → Pieza ausente; Endodoncia → Endodoncia realizada. Este campo es el que hace la magia de "la caries roja se vuelve obturación azul".
7. En la pestaña Materiales, agrega los insumos que se consumen al realizarlo (ej. 2 cápsulas de resina). Se descontarán del inventario al completar el tratamiento.

Tipos de condición y tratamientos sugeridos

Menú Dental > Configuración > Tipos de condición. Es el vocabulario del odontograma (caries, fractura, corona...). Cada tipo define su color, su severidad y si se marca por cara, en la pieza completa o en la raíz.

1. Abre un tipo, por ejemplo Caries.
2. En Tratamientos sugeridos agrega los tratamientos que normalmente la resuelven (ej. Resina compuesta y Endodoncia).
3. Guarda. Desde ahora, cada vez que un doctor marque una caries, el odontograma le ofrecerá esos tratamientos con un toque (sección 7).

5. Registrar un paciente

Menú Dental > Pacientes. El tablero muestra a cada paciente con su foto, código, edad, dentista de cabecera, próxima cita y un triángulo rojo si tiene alertas médicas.

Alta de paciente, paso a paso

1. Pulsa Nuevo. Se abre la ficha de contacto de Odoo con la casilla Paciente dental ya activada (el código de paciente se asigna solo al guardar: PAT/00001, PAT/00002...).
2. Captura nombre, teléfono y correo como en cualquier contacto.
3. Abre la pestaña Expediente dental y llena la sección General: fecha de nacimiento (la edad se calcula sola), sexo, tipo de sangre y dentista de cabecera. Si el paciente es menor de edad, aparece el campo Tutor.
4. En Historia médica captura las alergias (elige del catálogo o escribe otras) y las enfermedades sistémicas. Las alergias y las enfermedades marcadas como críticas encienden el banner rojo de alerta médica que verás siempre en la parte superior de la ficha.
5. Completa Emergencia y aseguradora (contacto de emergencia, póliza) y los antecedentes personales y heredofamiliares.
6. En Privacidad, marca Aviso de privacidad aceptado cuando el paciente firme el aviso; la fecha se estampa sola.
7. Guarda. Los botones superiores muestran sus Notas de evolución, Planes y Condiciones.

6. El odontograma, a fondo

Abre cualquier paciente: la primera pestaña es el Odontograma. A la izquierda está la paleta de condiciones; al centro, las dos arcadas con los números FDI de cada pieza; abajo, la leyenda de colores.

6.1 Marcar una condición por cara (ej. caries)

1. En la paleta, toca Caries (verás la etiqueta CARA: se marca por superficie).
2. Cada pieza tiene 5 zonas: arriba, abajo, izquierda, derecha y centro. Corresponden a las caras Vestibular, Lingual/Palatina, Mesial, Distal y Oclusal, con la orientación clínica correcta según la arcada. Pasa el mouse sobre una zona y el tooltip te dice pieza y cara (ej. "16 · O").
3. Toca la zona: se pinta de rojo (estado "Por tratar") con una animación y se guarda solo. El indicador "Guardando... / Guardado" junto al título te confirma el guardado.
4. Para marcar la misma caries en varias caras, toca las demás zonas de la pieza.

6.2 Marcar pieza completa y raíz

1. Las condiciones con etiqueta PIEZA (Pieza ausente, Corona, Fractura, Implante...) se aplican tocando cualquier zona de la pieza: se dibuja su símbolo completo (la X de ausente se traza animada).
2. Las de etiqueta RAÍZ (Endodoncia realizada / indicada) se aplican tocando la barra radicular: la franja pequeña que está encima de las piezas superiores y debajo de las inferiores.

6.3 Corregir: quitar marcas, deshacer y rehacer

1. Toque repetido: tocar una marca con la misma condición seleccionada la quita.
2. Borrador: selecciona el borrador en la paleta y toca cualquier marca para eliminarla.
3. Deshacer / Rehacer (flechas de la barra superior): revierte o repite cualquier acción de la sesión, sin límite, también en el servidor.

6.4 El inspector de pieza: historial y estados

1. Toca el número FDI de una pieza (ej. 24): se abre el panel derecho con todas sus condiciones.
2. Cada condición muestra sus caras y unas píldoras de estado: Preexistente / Por tratar / En tratamiento / Tratado. Toca una píldora para cambiar el estado (el color de la marca cambia al instante).
3. El bote de basura elimina la condición. El número FDI otra vez, o la X del panel, lo cierran.

6.5 Dentición infantil y modo presentación

1. El botón Adulto / Infantil alterna entre las 32 piezas permanentes y las 20 temporales (51-85). Las marcas de cada dentición se conservan por separado.
2. El botón de pantalla completa abre el modo presentación: el odontograma limpio y en grande para explicarle el diagnóstico al paciente en el sillón. Sal con Esc o el mismo botón.

7. Del hallazgo al plan en dos toques

Si el tipo de condición tiene tratamientos sugeridos (sección 4), al marcarla aparece una barra flotante al pie del odontograma:

1. Marca la condición (ej. caries en 24 oclusal). Aparece: "24 · Caries — Sugerir tratamiento: [+ Composite Filling] [+ Root Canal]".
2. Toca el tratamiento. El módulo busca el plan borrador del paciente (o crea uno nuevo) y agrega la línea con la pieza, las caras, el doctor y el precio del catálogo. La notificación te dice a qué plan se agregó.
3. En el inspector, esa condición ahora muestra la insignia verde "En plan de tratamiento". Los mismos chips de sugerencia están disponibles en el inspector para condiciones ya registradas.
4. Si no quieres sugerir nada, toca la X de la barra para descartarla.

Completar el tratamiento desde el sillón

1. Cuando el trabajo esté hecho, abre el inspector de la pieza y pulsa Completar tratamiento junto a la insignia verde.
2. La línea del plan pasa a Hecho, la caries roja se transforma animada en la obturación azul (según el campo "Se registra como al completar" del tratamiento), los materiales se descuentan del inventario y el trabajo queda listo para facturarse (sección 13). Todo con un botón.

8. Capturas y comparación de la evolución

1. Pulsa Captura en la barra del odontograma en los momentos clave (primera exploración, fin de una fase, alta). Cada captura es inmutable: queda como respaldo legal del expediente en Dental > Clínico > Capturas del odontograma.
2. Pulsa Comparar. Arriba aparecen los momentos disponibles: cada captura con su fecha y la opción Actual (el estado vivo).
3. Elige dos momentos: se muestran las dos arcadas lado a lado y las diferencias parpadean en ámbar en ambas, con un contador al pie ("1 diferencia resaltada").
4. Vuelve a pulsar Comparar para regresar al modo normal.

9. Plan de tratamiento: fases, firma, PDF y cotización

Menú Dental > Planes de tratamiento, o el botón Planes en la ficha del paciente. Los planes también se van formando solos con las sugerencias del odontograma (sección 7).

Armar el plan, paso a paso

1. Crea el plan con Nuevo (o abre el que generaron las sugerencias). Asigna paciente y doctor.
2. En la pestaña Fases, define las etapas: "Fase 1: Urgencias", "Fase 2: Restaurativa"... (opcional pero recomendado: ordena el trabajo y el presupuesto).
3. En Tratamientos, agrega líneas: fase, tratamiento, piezas (etiquetas con el número FDI), doctor, cantidad y precio. Al elegir el tratamiento, el precio se llena solo desde el catálogo; al elegir piezas, la cantidad se ajusta al número de dientes.
4. El Total se calcula al pie de la tabla.
5. Pulsa Proponer cuando esté listo para presentarse al paciente.

Presupuesto en PDF con odontograma

1. Con el plan abierto, ve a Imprimir > Treatment Plan. El PDF incluye los datos de la clínica, del paciente y del doctor (con cédula), el odontograma actual del paciente con las piezas del plan resaltadas, las tablas por fase y el área de firma.

Firma de aceptación y cotización

1. En la pestaña Aprobación, el paciente firma directamente en pantalla (mouse o dedo en tablet) en el recuadro Firma del paciente.
2. Pulsa Aprobar: el plan pasa a Aprobado y la fecha de firma se estampa sola. La firma sale en el PDF.
3. Generar cotización crea la orden de venta con una sección por fase y una línea por tratamiento (con las piezas en la descripción). El botón Cotizaciones de la parte superior te lleva a ella para enviarla o confirmarla.
4. Pulsa Iniciar tratamiento para poner el plan (y sus líneas pendientes) En progreso.

10. Agenda y nota clínica desde la cita

Menú Dental > Agenda: el calendario semanal con las citas coloreadas por dentista. El panel derecho filtra por doctor con casillas.

Agendar una cita, paso a paso

1. Haz clic en el horario deseado del calendario y abre la cita completa (o usa Nuevo).
2. Elige el Paciente: se agrega solo como asistente y, si tiene dentista de cabecera, el campo Dentista se precarga.
3. Elige el Tratamiento planeado: el título de la cita se arma solo ("Resina · María...") y la duración se ajusta al tiempo de sillón del catálogo.
4. Guarda. La cita queda pintada con el color del doctor y aparece como próxima cita en el tablero de pacientes.

Cuando llega el paciente: abre la cita y pulsa Abrir nota clínica. Se crea (una sola vez; si ya existe se abre la misma) la nota de evolución con el paciente, el doctor, la fecha y el motivo ya precargados desde la cita.

11. Reservas en línea (sitio web opcional)

Tus pacientes agendan solos desde una página propia y moderna en /appointment. La reserva entra confirmada en la agenda del dentista, con el paciente dado de alta automáticamente. Funciona tengas o no sitio web en Odoo: si no lo tienes, es una página limpia con tu marca; si lo tienes, se integra con el menú y el pie de tu sitio.

Publicar los servicios reservables, paso a paso

1. Ve a Dental > Configuración > Reservas en línea > Nuevo.
2. Nombra el servicio como lo verá el paciente (ej. "Limpieza dental", "Consulta y valoración") y elige el Servicio dental asociado: hereda su duración y su precio.
3. En Agendar deja "Usuarios" y añade a los dentistas que atienden ese servicio. Cada dentista debe tener su usuario y su horario laboral: de ahí se calcula la disponibilidad.
4. Guarda y repite por cada servicio que quieras ofrecer en línea. Comparte la dirección tudominio/appointment con tus pacientes.

Cómo reserva el paciente

1. Elige el servicio y luego al dentista (con su foto y especialidad).
2. Escoge día y hora en un calendario que solo muestra huecos reales.
3. Deja su nombre, correo y teléfono y confirma. Recibe la confirmación por correo y la cita aparece en tu agenda.

Sin duplicar sistemas. Las reservas usan el motor de citas nativo de Odoo pero alimentan tu agenda dental: la cita ya trae paciente, dentista y tratamiento, lista para abrir la nota clínica.

12. Nota de evolución con firma legal

Menú Dental > Clínico > Notas de evolución (o desde la cita, o desde la ficha del paciente). Es el registro de cada visita.

1. En la pestaña Nota clínica captura: Motivo de consulta, Exploración clínica, Diagnóstico y Pronóstico.
2. En Condiciones registradas anota los hallazgos de esa sesión (pieza, condición, caras); quedan ligados a la nota y también se pintan en el odontograma.
3. En Tratamientos realizados vincula las líneas del plan que se ejecutaron en esta visita, y captura la Próxima visita si aplica.
4. Al terminar pulsa Firmar y bloquear. Odoo pide confirmación: una vez firmada, la nota queda bloqueada permanentemente (quién firmó y cuándo quedan registrados, y el listón verde "Firmada" aparece en la ficha).
5. ¿Te equivocaste después de firmar? La nota no se puede editar ni borrar: crea una nota nueva con la corrección, como manda la práctica médico-legal.

13. Recetas

Menú Dental > Clínico > Recetas > Nuevo (o desde la pestaña Recetas de la nota de evolución).

1. Elige paciente y dentista (su cédula profesional es la que se imprime).
2. Agrega los medicamentos línea por línea: nombre, dosis, frecuencia, duración e indicaciones (ej. "Amoxicilina 500 mg · 1 cápsula · cada 8 horas · por 7 días · tomar con alimentos").
3. Escribe indicaciones adicionales si hacen falta y guarda.
4. Ve a Imprimir > Prescription: el PDF sale con los datos del paciente, el nombre del doctor, su cédula profesional, su firma y la tabla de medicamentos.

14. Cobro: facturar el avance y consumir materiales

El módulo factura por avance: solo lo que ya se trabajó. El circuito completo:

1. Confirma la cotización generada desde el plan (botón Cotizaciones > Confirmar). Para facturar por avance, los productos de servicio deben tener política de facturación "Cantidades entregadas" (así vienen los de demostración).
2. Completa tratamientos: desde el odontograma (botón Completar tratamiento, sección 7) o desde el plan (el botón de palomita en cada línea). Al completarse: la línea pasa a Hecho, la cantidad entregada de la venta se actualiza y los materiales del tratamiento se descuentan del inventario de la sucursal (movimiento de existencias ligado a la línea).
3. Pulsa Crear factura en el plan: se factura únicamente lo completado. El botón Facturas muestra todas las facturas del plan.
4. Repite conforme avancen las fases: cada corte factura solo el trabajo nuevo.

Cierre del plan. Cuando todas las líneas estén Hechas (o canceladas), pulsa Cerrar plan. Si queda trabajo pendiente, el módulo no te deja cerrarlo por error.

15. Reportes

Producción y comisiones

Menú Dental > Reportes > Producción y comisiones (solo Gerente). Cada línea de plan completada aparece con su doctor, paciente, tratamiento, importe y la comisión calculada con el % del doctor. Agrupa por doctor y mes, cambia entre tabla dinámica, gráfica y lista, y exporta a Excel con el botón de descarga.

Análisis de planes (tasa de aceptación)

Menú Dental > Reportes > Análisis de planes: los importes de los planes agrupados por estado. Compara Propuesto vs. Aprobado/En progreso para medir cuánto presupuesto se convierte en trabajo real, y por doctor para ver quién convierte mejor.

16. Preguntas frecuentes

¿La recepcionista puede ver el diagnóstico del paciente?
No. El rol Recepcionista gestiona datos generales, citas y cobros, pero el odontograma, las notas y las recetas están fuera de su alcance por diseño.

¿Puedo borrar una nota de evolución firmada?
No, y es intencional: la nota firmada es un documento médico-legal. Las correcciones se registran en una nota nueva.

Marqué una condición por error, ¿qué hago?
Tres opciones: tócala de nuevo con la misma condición seleccionada, usa el Borrador de la paleta, o pulsa Deshacer.

¿Cómo registro un puente?
Marca "Pilar de puente" en las piezas de anclaje y "Póntico de puente" en las piezas intermedias.

¿Qué pasa si dos sucursales atienden al mismo paciente?
El contacto es compartido, pero las condiciones, planes, notas y recetas pertenecen a la sucursal donde se crearon y solo son visibles para los usuarios con acceso a esa compañía.

¿Funciona en tablet?
Sí. El odontograma está pensado para operarse con el dedo en el sillón: zonas táctiles amplias, modo presentación y firma en pantalla.

¿Puedo agregar mis propias condiciones y tratamientos?
Sí, ambos catálogos son editables (Configuración > Tipos de condición / Tratamientos). Define color, alcance (cara/pieza/raíz), tratamientos sugeridos y qué se dibuja al completar.