10-Planning synchronisation

Présentation

ZenPilote propose ce module Planning Synchronisation qui relie votre planning des ressources à vos feuilles de temps de projet. Lorsque vous planifiez une personne sur une tâche, les feuilles de temps correspondantes sont préparées automatiquement, sans ressaisie. Vous gagnez du temps, vous évitez les oublis, et vous conservez une vision claire de ce qui est planifié et de ce qui est réalisé.

À quoi sert cette fonctionnalité ?

Dans beaucoup d'équipes, le planning et les feuilles de temps vivent séparément : on planifie d'un côté, puis on ressaisit de l'autre. Cette fonctionnalité supprime cette double tâche.

Elle permet de :

• éviter les doubles saisies entre le planning et les feuilles de temps ;
• mieux suivre les ressources planifiées sur chaque mission ;
• relier directement les créneaux de planning aux projets et aux tâches ;
• faciliter la préparation des feuilles de temps, déjà prêtes à être complétées.

Bénéfices pour l'utilisateur

• Gain de temps : les feuilles de temps sont préparées automatiquement à partir du planning.
• Meilleure cohérence entre ce qui est planifié et ce qui est saisi.
• Suivi plus précis par projet et par tâche.
• Moins d'oublis de saisie grâce aux lignes préparées à l'avance.
• Meilleure visibilité pour les managers, qui retrouvent un suivi organisé et lisible.

Prérequis fonctionnels

Pour utiliser la synchronisation, vous devez disposer :

• d'un projet ;
• d'une tâche rattachée à ce projet ;
• d'une ressource ou d'un employé à planifier ;
• d'un planning à renseigner ;
• de l'application Feuilles de temps.

Comment utiliser la synchronisation Planning

1. Ouvrir le Planning : Accédez à votre planning des ressources, là où vous organisez le travail de vos équipes.
2. Créer ou modifier un créneau : Renseignez la période concernée (début et fin) ainsi que la ressource ou l'employé à planifier.
3. Associer le créneau à un projet : Indiquez le projet sur lequel porte ce créneau.
4. Associer le créneau à une tâche : Sélectionnez la tâche correspondant au travail planifié. C'est cette tâche qui sert de point de rattachement aux feuilles de temps.
5. Enregistrer le créneau : Une fois le créneau enregistré, les feuilles de temps correspondantes sont préparées ou mises à jour automatiquement.
6. Vérifier les feuilles de temps : Ouvrez les feuilles de temps : elles s'affichent regroupées par employé, par projet et par tâche, pour une lecture immédiate.

Exemple d'utilisation

Un chef de projet planifie un consultant sur une tâche client pendant trois jours. Dès l'enregistrement du créneau, une ligne de feuille de temps est préparée pour chacune des trois journées concernées, déjà reliée au bon projet, à la bonne tâche et au bon employé. Le consultant n'a plus qu'à compléter ses heures, et le manager peut suivre l'avancement directement dans les feuilles de temps.

Modification d'un planning existant

Si vous ajustez un créneau déjà enregistré, les informations associées sont mises à jour pour rester cohérentes :

• Changement de période : les feuilles de temps sont adaptées aux nouvelles dates couvertes.
• Changement de ressource ou d'employé : les feuilles de temps concernées sont rattachées à la nouvelle personne affectée.
• Changement de projet ou de tâche : la préparation est recalculée en fonction du nouveau rattachement.

Vous gardez ainsi à tout moment un planning et des feuilles de temps alignés.

Suppression d'un créneau

Si vous supprimez un créneau, les feuilles de temps restées vides liées à ce créneau peuvent être nettoyées automatiquement. Cela évite de conserver des lignes inutiles et garde vos feuilles de temps propres.

Consultation des feuilles de temps

Les feuilles de temps sont plus faciles à analyser grâce à un regroupement automatique par :

• employé,
• projet,
• tâche.

Vous identifiez en un coup d'œil qui a travaillé, sur quel projet et sur quelle tâche.

Bonnes pratiques

• Toujours associer une tâche au créneau de planning : c'est elle qui permet de préparer les feuilles de temps.
• Vérifier la ressource sélectionnée avant d'enregistrer, pour rattacher le travail à la bonne personne.
• Contrôler les feuilles de temps après une modification importante du planning.
• Éviter de laisser des créneaux incomplets, afin de garantir une préparation fiable.

Limites fonctionnelles à expliquer simplement

• La synchronisation s'appuie sur les informations renseignées dans le planning : plus le créneau est complet, plus la préparation est fiable.
• Si aucune tâche n'est sélectionnée, les feuilles de temps ne peuvent pas être préparées.
• Seules les lignes de feuille de temps restées vides sont nettoyées automatiquement ; les lignes déjà complétées sont conservées.
• Les temps réellement prestés doivent être vérifiés et complétés par les utilisateurs, selon le processus de votre entreprise.