Aufbewahrungskategorien (Aufbewahrungsfristen): eine vorbelegte Nachschlagetabelle mit den gesetzlichen Fristen — z. B. lohnrelevante Dokumente 6 Jahre (§257 HGB / §147 AO), buchhaltungsrelevante Unterlagen bis zu 10 Jahre, Bewerbungsunterlagen, die nach einer Absage kurzfristig zu löschen sind (Art. 17 DSGVO / §26 BDSG), Entgeltunterlagen 6 Kalenderjahre (§28f SGB IV), Arbeitszeitnachweise 2 Jahre (§16 ArbZG). Jede Dokumentenkategorie trägt ihre Aufbewahrungsjahre und die Rechtsgrundlage. Dokumentenversionierung: jede Änderung erzeugt eine neue, unveränderliche Version mit Autor, Zeitstempel und Änderungsvermerk, sodass die Historie eines Dokuments nachvollziehbar bleibt (GoBD-Unveränderbarkeit). Ältere Versionen werden archiviert, nicht überschrieben. Automatisierte Aufbewahrung / Löschung: ein täglicher Cron-Job berechnet für jedes Dokument das Fälligkeitsdatum der Löschung aus Kategorie und Aufbewahrungsbeginn und erstellt nach Ablauf der Frist einen Löschvorschlag. Die Löschung wird von einem Datenschutzbeauftragten vorgeschlagen, geprüft und bestätigt — niemals stillschweigend automatisch gelöscht. Zugriffsprotokoll: jede Ansicht/jeder Download/jede Bearbeitung wird protokolliert (wer, wann, was, warum), damit der Arbeitgeber den Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip nachweisen kann (§26 BDSG / Art. 5, 32 DSGVO). Rechtliche Sperre (Legal Hold): Dokumente in einem Streitfall lassen sich markieren, damit Aufbewahrungsregeln niemals Beweismittel löschen.