1. Module Activation

After uploading the module folder to your custom addons directory and restarting Odoo, navigate to the Apps menu and search for "Advanced Email Sender". Click Activate to install it.

The module depends only on the standard mail module — no extra Python libraries are required.

Tip: If the module does not appear in the search, enable Developer mode in Settings → General Settings, then click Update Apps List in the Apps menu.

2. Administrator — Granting Access Rights

After installing the module, users will see the "From:" field both in the Chatter and in the Compose Email wizard. Which addresses appear in that field is controlled by four visibility groups — each one exposes a different type of sender address. Below is a description of each of them:

The system administrator (or any user holding the Access Rights — base.group_erp_manager) is responsible for assigning these groups to other internal users. To do this, go to Settings → Users & Companies → Users, enable Developer Mode, and in the Extra Rights section find the groups starting with "Sender Show…". Alternatively, if you need to configure access for many users at once, you can open Settings → Users & Companies → Groups, find each "Sender Show…" group there, and add the required users directly to the group.

Allow users to create their own personal addresses

There is one more dedicated group that controls whether users can add and manage their own personal sender addresses directly from their profile — without involving the administrator:

3. Regular User — Adding a Personal Sender Address

With the User: Edit Own Sender Address privilege granted, the user opens their own profile (top-right avatar → My Preferences) and switches to the Sender Emails tab.

Clicking Add Email opens a form where the user fills in:

• User — the user for whom the address is being created. Visible only to users with the Access Rights(base.group_erp_manager) group.
• Name — the sender's name is what the recipient sees in the 'Inbox' folder.
• Email — email address used as the actual sender when posting messages (e.g. sales@company.com).
• Company — restricts visibility to that company in multi-company setups.
• Active — if unchecked, this sender address is archived and no longer appears in the 'From' selector.
• Sender Formatted Name — final "From" string passed to outgoing emails.
• Email Signature — the sender's signature, available in the Chatter and Email Composer. Please note that this signature will not be available in email templates, since signatures are often omitted from templates or defined differently in the template markup.

Note: The newly added address will only appear in the "From" dropdown once the administrator also grants the Sender Show Personal Addresses visibility group.

4. Administrator — Central Sender Address Registry

The administrator has access to a dedicated menu Settings → Technical → Email → Sender Email Addresses, where every personal address in the system can be reviewed, created, edited or archived centrally — on behalf of any user.

Administrators can also view the history of changes made by users in Chatter. Additionally, users cannot delete their personal addresses; only administrators have this option.

5. Sending an Email with a Chosen Sender

Open any record that has a chatter (a Lead, a Sales Order, a Task, a Helpdesk Ticket, etc.) and click Send message to open a Chatter or open the standard Compose Email wizard. The standard “From” field will appear as a drop-down menu listing all the sources to which the user has access for this document.

Pick the appropriate identity, write the message and send. The recipient's mail client will show the chosen From together with a matching Reply-To display name, presenting a coherent corporate identity rather than the user's personal mailbox.

The message you send will display the email address you selected:

6. Which Addresses Will Appear — Access Matrix

The table below summarises every "From" source, the group that controls it, and the additional condition that must be true for the option to actually appear on a given document.

7. How the Default Sender Is Chosen

When the composer opens, exactly one option is highlighted. The selection walks the priority list below top-to-bottom and stops at the first match.

1. Активація модуля

Завантаживши папку модуля у ваш каталог custom addons та перезапустивши Odoo, відкрийте меню Apps і знайдіть "Advanced Email Sender". Натисніть Activate, щоб встановити модуль.

Модуль залежить лише від стандартного модуля mail — додаткові Python-бібліотеки не потрібні.

Порада: якщо модуль не з'являється у пошуку, увімкніть Developer mode у Settings → General Settings, а потім натисніть Update Apps List у меню Apps.

2. Адміністратор — надання прав доступу

Після встановлення модуля користувачі побачать поле "From:" як у Chatter, так і у візарді Compose Email. Які адреси з'являться у цьому полі, контролюється чотирма групами видимості — кожна відкриває окремий тип адреси відправника. Нижче — опис кожної з них:

Системний адміністратор (або будь-який користувач з правом Access Rights — base.group_erp_manager) відповідає за призначення цих груп іншим внутрішнім користувачам. Для цього перейдіть у Settings → Users & Companies → Users, увімкніть Developer Mode і в секції Extra Rights знайдіть групи, що починаються з "Sender Show…". Альтернативно, якщо потрібно налаштувати доступ одразу для багатьох користувачів, відкрийте Settings → Users & Companies → Groups, знайдіть там кожну групу "Sender Show…" і додайте потрібних користувачів прямо до групи.

Дозволити користувачам створювати власні персональні адреси

Існує ще одна окрема група, яка визначає, чи можуть користувачі самостійно додавати та керувати власними персональними адресами відправника прямо зі свого профілю — без участі адміністратора:

3. Звичайний користувач — додавання персональної адреси відправника

Маючи право User: Edit Own Sender Address, користувач відкриває власний профіль (аватар у правому верхньому куті → My Preferences) і переходить на вкладку Sender Emails.

Натискання Add Email відкриває інлайн-редактор, де користувач заповнює:

• User — користувач, для якого створюється адреса. Видно лише користувачам з групою Access Rights (base.group_erp_manager).
• Name — ім'я відправника, яке отримувач бачить у папці 'Inbox'.
• Email — поштова адреса, що використовується як фактичний відправник при надсиланні повідомлень (наприклад, sales@company.com).
• Company — обмежує видимість цією компанією у мультикомпанійних налаштуваннях.
• Active — якщо знято позначку, ця адреса архівується і більше не з'являється у селекторі 'From'.
• Sender Formatted Name — фінальний рядок "From", який буде переданий у вихідні листи.
• Email Signature — підпис відправника, доступний у Chatter та вікні відправки електронних листів. Зверніть увагу, що цей підпис не буде доступний у шаблонах електронних листів, оскільки підписи часто не вказуються у шаблонах або визначаються по-іншому в розмітці шаблону.

Примітка: щойно додана адреса з'явиться у списку "From" лише тоді, коли адміністратор також надасть групу видимості Sender Show Personal Addresses.

4. Адміністратор — центральний реєстр адрес відправників

Адміністратор має доступ до окремого меню Settings → Technical → Email → Sender Email Addresses, де можна централізовано переглядати, створювати, редагувати або архівувати будь-яку персональну адресу в системі — від імені будь-якого користувача.

Адміністратор також може переглядати історію змін, які зробили користувачі, у Chatter. Крім того, користувачі не можуть видаляти свої персональні адреси — таку можливість мають лише адміністратори.

5. Надсилання листа з обраним відправником

Відкрийте будь-який запис, який має chatter (Lead, Sales Order, Task, Helpdesk Ticket тощо), натисніть Send message, щоб відкрити Chatter або відкрийте стандартний візард Compose Email. Стандартне поле "From" з'явиться у вигляді випадаючого списку з усіма джерелами, до яких користувач має доступ для цього документа.

Оберіть потрібну ідентичність, напишіть повідомлення і надішліть. Поштовий клієнт отримувача покаже обране значення From разом із узгодженим іменем у Reply-To, представляючи єдину корпоративну ідентичність замість особистої поштової скриньки користувача.

У надісланому повідомленні буде відображатися обрана вами адреса:

6. Які адреси з'являться — матриця доступів

Таблиця нижче підсумовує кожне джерело "From", групу, яка ним керує, і додаткову умову, яка має виконатись, щоб опція дійсно з'явилася на даному документі.

7. Як обирається відправник за замовчуванням

Коли композер відкривається, одна опція вже виділена. Логіка вибору проходить пріоритетний список зверху вниз і зупиняється на першому збігу.